Un ente previdenziale gestiva un problema comune a molte organizzazioni. Anni di documenti, procedure, policy accumulate nel tempo. Informazioni preziose sparse tra file, email, sistemi diversi.
Risultato: dipendenti che passavano ore a cercare una procedura specifica. Nuovi collaboratori che impiegavano settimane per capire come funzionano le cose. Clienti che aspettavano giorni per risposte a domande già affrontate in passato.
Boosha ha sviluppato “Insider”, un assistente virtuale AI che centralizza tutta questa conoscenza e la rende accessibile in pochi secondi.
La situazione iniziale
L’ente aveva accumulato una vasta quantità di conoscenze nel corso degli anni. Documenti su benefici, policy interne, procedure operative, descrizioni dei ruoli. Tutto sparso in decine di cartelle e sistemi.
Le conseguenze concrete:
Tempo perso ogni giorno Un dipendente deve rispondere a un cliente su una procedura specifica. Inizia la ricerca. Controlla tre cartelle diverse, chiede a due colleghi, cerca nelle email vecchie. Passa un’ora prima di trovare l’informazione giusta. Questo accadeva decine di volte al giorno.
Inserimento lento dei nuovi collaboratori Una nuova risorsa inizia a lavorare. Ha bisogno di capire procedure, ruoli, policy. Ma le informazioni sono frammentate. Passa settimane a cercare di orientarsi, sottraendo tempo ai colleghi con domande continue.
Conoscenza che si perde Quando un dipendente esperto lascia l’azienda, porta con sé anni di esperienza pratica. Le procedure scritte non catturano tutti i dettagli operativi che rendevano quel collaboratore efficace.
La soluzione: Insider
Abbiamo sviluppato un assistente virtuale che aggrega tutta la conoscenza aziendale in un unico punto accessibile. Funziona come un collega esperto sempre disponibile che conosce ogni procedura, policy e informazione accumulata nel tempo.
Come funziona nella pratica
Un dipendente ha una domanda. Invece di cercare tra documenti o chiedere ai colleghi, apre l’interfaccia dell’assistente e scrive la domanda in linguaggio naturale.
Esempi concreti:
- “Qual è la procedura per gestire una richiesta di pensionamento anticipato?”
- “Come funziona il processo di valutazione delle performance?”
- “Chi è responsabile delle approvazioni per il budget formazione?”
L’assistente analizza la domanda, cerca tra tutti i documenti e sistemi collegati, e fornisce una risposta precisa. Con citazioni delle fonti originali e link ai documenti completi.
Tecnologia che funziona
La soluzione utilizza un motore di ricerca intelligente nei documenti (tecnologia simile a RAGaaS). Caratteristiche principali:
- Conversazioni naturali: potete fare domande di follow-up, l’assistente tiene traccia del contesto
- Fonti verificabili: ogni risposta include le citazioni dei documenti da cui sono tratte le informazioni
- Ricerca avanzata: trova informazioni anche in documenti complessi, inclusi quelli con immagini e tabelle
- Accesso unificato: si collega ai vostri sistemi esistenti senza bisogno di spostare dati
Come il team lo usa ogni giorno
Per rispondere ai clienti più velocemente
Prima: un cliente chiama chiedendo dettagli su un beneficio specifico. L’operatore cerca nei documenti, chiede al supervisore, impiega 30 minuti per dare una risposta completa.
Dopo: l’operatore chiede all’assistente mentre il cliente è ancora al telefono. Riceve la risposta in 10 secondi. La verifica, la personalizza per il caso specifico, risponde al cliente. Tempo totale: 2-3 minuti.
Per inserire nuove risorse rapidamente
Prima: un nuovo dipendente aveva una lista di domande. “Come funziona il sistema X?” “A chi mi rivolgo per Y?” Doveva chiedere ai colleghi, interrompendo il loro lavoro. Tempo per diventare autonomo: 4-6 settimane.
Dopo: il nuovo collaboratore usa l’assistente per le domande più frequenti. I colleghi intervengono solo per situazioni che richiedono giudizio contestuale. Tempo per l’autonomia di base: 1-2 settimane.
Per mantenere procedure aggiornate
Prima: procedure scritte anni fa che nessuno aggiornava perché “funzionano così, anche se il documento dice altro”. La conoscenza pratica era solo nella testa delle persone.
Dopo: l’assistente aiuta a identificare quando le procedure documentate non corrispondono alla pratica attuale. Facilita l’aggiornamento e mantiene la conoscenza accessibile anche quando le persone cambiano ruolo.
I risultati misurabili
Tempo di ricerca ridotto drasticamente
Prima: 45-60 minuti in media per trovare informazioni specifiche su procedure complesse. Dopo: 1-2 minuti per ottenere la stessa informazione dall’assistente.
Risparmio: circa 40-50 minuti per ricerca. Con decine di ricerche al giorno nel team, significa ore liberate ogni giorno.
Inserimento più efficace
Il tempo per portare un nuovo collaboratore all’autonomia operativa si è ridotto del 60%. Meno tempo sottratto ai colleghi esperti, nuove risorse produttive più rapidamente.
Conoscenza preservata e accessibile
Tutta l’esperienza accumulata negli anni è ora centralizzata e interrogabile. Quando un dipendente esperto lascia l’azienda, la sua conoscenza documentata rimane accessibile al team.
Come si interagisce con l’assistente
L’uso è semplice e intuitivo:
- Aprite l’interfaccia web da qualsiasi dispositivo
- Scrivete la vostra domanda in linguaggio naturale
- Ricevete la risposta con fonti citate
- Fate domande di follow-up se servono chiarimenti
- Accedete ai documenti originali completi se necessario
Non servono competenze tecniche particolari. Se sapete usare una chat o scrivere un’email, sapete usare l’assistente.
Applicabile ad altre organizzazioni
Questa soluzione funziona per qualsiasi azienda che ha:
- Documentazione estesa accumulata nel tempo
- Procedure e policy che i dipendenti devono conoscere
- Nuovi collaboratori da formare regolarmente
- Tempo sprecato nella ricerca di informazioni
Settori che ne beneficiano particolarmente: servizi finanziari, sanità, pubblica amministrazione, consulenza, servizi professionali.
Il principio è universale: centralizzare la conoscenza, renderla accessibile istantaneamente, ridurre il tempo perso nella ricerca.
Vuoi capire come un assistente virtuale può aiutare la tua organizzazione a gestire la conoscenza aziendale? Parliamone in una call di 15 minuti.